Задачи и проекты в Битрикс24: настройка для команды

Задачи и проекты — второй по важности модуль Битрикс24 после CRM. Именно здесь живёт работа команды: поручения, сроки, проекты, контроль. Разбираем, как настроить их так, чтобы ничего не терялось, а руководитель видел загрузку каждого.

Задачи, проекты и группы — в чём разница

Задача — единица работы с ответственным и сроком. Проект (рабочая группа) — пространство, где собраны задачи, чат, файлы и участники по одному направлению или клиенту. Крупную работу удобно вести проектом, а внутри разбивать на задачи.

Роли в задаче

Постановщик — кто поставил задачу.
Ответственный — кто делает (всегда один, чтобы не было «сделает кто-нибудь»).
Соисполнители — помогают.
Наблюдатели — следят за ходом (например, руководитель).

Ключевое правило: у задачи один ответственный. Как только их двое — задача повисает.

Сроки и дедлайны

Ставьте крайний срок и, при необходимости, план по времени. Битрикс24 подсветит просроченные задачи и пришлёт напоминания. Для руководителя это прозрачность: видно, кто в срок, а кто нет.

Шаблоны и регулярные задачи

Повторяющиеся дела (еженедельный отчёт, ежемесячная сверка) настраиваются как регулярные задачи — они создаются сами по расписанию. Типовые наборы задач (например, онбординг клиента из 8 шагов) удобно оформить шаблоном и запускать в один клик.

Канбан, чек-листы, учёт времени

Канбан и Скрам — визуальные доски, где задачи двигаются по стадиям. Удобно для команд и спринтов.
Чек-листы внутри задачи — разбить работу на пункты.
Учёт времени — сколько потрачено на задачу, полезно для проектов с оплатой за часы.

Связь задач с CRM

Задачи можно привязывать к сделкам — тогда вся работа по клиенту видна в его карточке. А роботы могут ставить задачи автоматически по ходу сделки. Это соединяет продажи и исполнение в одну систему.

Настройка под команду

Чтобы модуль реально работал, важно настроить права доступа (кто что видит), договориться о единых правилах постановки задач и обучить команду. Иначе половина будет ставить задачи в чат, а не в систему. По задачам также строятся отчёты: загрузка сотрудников, просрочки, эффективность.

Нужна помощь с системой на постоянной основе? Предлагаем сопровождение Битрикс24.

Частые вопросы

Чем задача отличается от проекта?

Задача — это единица работы с ответственным и сроком. Проект (рабочая группа) — пространство, где собраны задачи, чат, файлы и участники по одному направлению или клиенту. Крупную работу ведут проектом, разбивая на задачи.

Сколько ответственных может быть у задачи?

Один. Как только ответственных двое, задача повисает — никто не считает её своей. Помогать могут соисполнители, следить — наблюдатели, но отвечает один.

Можно ли автоматизировать постановку задач?

Да. Роботы могут ставить задачи автоматически по ходу сделки — например, «связаться за 15 минут» при поступлении заявки. А регулярные задачи создаются сами по расписанию.

Как руководителю видеть загрузку команды?

По задачам строятся отчёты: загрузка сотрудников, просроченные задачи, эффективность. Битрикс24 подсвечивает просрочки и присылает напоминания — видно, кто в срок, а кто нет.

Задачи и проекты в Битрикс24: настройка под команду